Program Oluşturma, Geliştirme, Gözden Geçirme Ve Değ. Pr.

 

1.AMAÇ VE KAPSAM:

Bu prosedürün amacı; Personel Belgelendirme Programlarının adil, tarafsız ve pazar ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde oluşturulması ve geliştirilmesinin sürdürülmesi ile MYK tarafından Ulusal Yeterlilik Programlarında yapılan değişiklikleri Belgelendirme Kuruluşu Personel Belgelendirme Yönetim Sistemine yansıtıp ilgili değişikliklerinin MYK ile uyumlu hale getirilerek yapılması için yöntemleri belirlemektir.

Personel Belgelendirme Yönetim Sistemi tüm birimler, adaylar/başvuru sahipleri, ilgili tarafları ve dokümanlarını kapsar.

 

2.UYGULAMA DETAYI:

 

Tanımlar:

 

Belgelendirme Prosesi: Bir belgelendirme kuruluşunun; başvuru, değerlendirme, belgelendirme kararı, yeniden belgelendirme ve belgelerin ve logoların/işaretlerin kullanımı dâhil bir kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini belirlediği faaliyetler. 

Belgelendirme programı: Kişilerin belirli meslek veya beceri kategorilerine ilişkin yeterlilik (Standart Madde 3.6) şartları ve diğer şartlar. 

Belgelendirme şartları: Belgelendirmeyi oluşturmak veya sürdürmek için yerine getirilmesi gereken, program şartları dâhil belirtilmiş şartlar kümesi. 

Program sahibi: Bir belgelendirme programını (Standart Madde 3.2) oluşturma ve sürdürmeden sorumlu kuruluş. 

 

2.1 Programların Hazırlanması Ve Onayı:

 

Belgelendirme Kuruluşu belirlenen kapsamla ilgili oluşturulan program faaliyetleri Ulusal Yeterlilik ile uyumlu Programların oluşturulması ve gözden geçirilmesi, varsa ilgili değişikliklerin yapılması Mesleki Yeterlilik Kurumunda yapılan program değişikliklerini sisteme yansıtılması faaliyetlerini aşağıda belirtilen yöntemlere göre uygular;

Kapsamla ilgili oluşturulan her belgelendirme programı aşağıdaki unsurları içerir;

      • Belgelendirme Kapsamı,
      • İş ve Görev Tanımı,
      • Yeterlilik Şartları,
      • Beceriler (uygulanabilir olduğunda- görme, işitme ve hareket gibi fiziksel kabiliyetleride içerebilir),
      • Ön Şartlar (uygulanabilir olduğunda),
      • Davranış Kuralları (uygulanabilir olduğunda-programın gerektirdiği ahlaki veya kişisel davranışları tanımlar).

Belgelendirme Kuruluşu her belgelendirme konusu için belgelendirme programı oluşturulmuştur. Her program belgelendirme mesleği ve konusuna hâkim kişiler tarafından hazırlanarak, ilgili Ölçme Değerlendirme Komisyonu tarafından incelenir ve onaylanır. Bu programlar ilgili ulusal meslek standartları ve ulusal yeterliliklere göre hazırlanmıştır. Ayrıca pazar ihtiyacı ve ilgili tüm tarafların, kamu kuruluşlarının belirlemiş olabileceği şartlar da dikkate alınarak, Belgelendirme kuruluşunun menfaati göz önünde bulundurularak hayata geçirilir.

Belgelendirme konusuna göre kabul görmüş ilgili standartlar temel alınır. Belgelendirme konusu ile ilgili standart mevcut değilse kurum içi uygulamalar ve ülkemizde uygulanmakta olan güncel teknik kurallar, yönetmelikler temel alınır.

Oluşturulan her belgelendirme programı aşağıdaki belgelendirme prosesi şartlarını içermektedir;

      • İlk belgelendirme ve yeniden belgelendirme için kriterleri
      • İlk belgelendirme ve yeniden belgelendirme için değerlendirme yöntemlerini
      • Gözetim yöntemleri ve kriterleri (gözetim söz konusu olduğunda)
      • Belgelendirmenin askıya alınması ve geri çekilmesi için kriterler,
      • Belgelendirme kapsamı veya seviyesinin değiştirilmesi için kriterler (değişmez söz konusu olduğunda)

Programların oluşturulması ve geliştirilmesini sağlamak amacı ile Ölçme Değerlendirme Komisyonu Belgelendirme Kuruluşu tarafından oluşturulmuştur. Ölçme Değerlendirme Komisyonu, Belgelendirme Programı ile ilgili bütün tarafların menfaatlerini eşit seviyede koruyacak ve temsil edecek şekilde, herhangi bir tarafa ayrıcalık tanımadan, kurallara uygun, adil bir biçimde yapılandırılmış olmalıdır.

Adayların/Başvuru Sahibinin yeterliğinin değerlendirilmesinde kullanılacak tüm metotlar ve mekanizmalar programlarda tanımlanır.

Program oluşturulurken aşağıdaki konularda ilgili Ölçme Değerlendirme Komisyonuna danışılır.

      • Personelin belgelendirileceği alan
      • Yeterlilik şartları
      • Gözetim faaliyeti, yeniden belgelendirme şartları

Program içeriği ilgili Ölçme Değerlendirme Komisyonunca onaylanır. Program içeriği ile ilgili detaylar ilgili belgelendirme programları içeriğinde tanımlanmıştır.

 

2.2 Programların Gözden Geçirilmesi:

 

Söz konusu programlar 12 ayda bir defa ilgili Ölçme Değerlendirme Komisyonu tarafından gözden geçirilir. Ölçme Değerlendirme Komisyonun oluşturulması ile ilgili detay bilgi PB.PR09 Komitelerin Çalışma Usul ve Esasları Prosedürü içinde tanımlanmıştır.

Ayrıca belgelendirme prosesi ile ilgili herhangi bir itiraz, şikâyet veya uygunsuzluk oluşursa ve bu programın tümünün gözden geçirilmesini gerektirecek bir durumsa (Bknz. PB.PR08 İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü) bu proses tekrarlanır.

Bu şekilde belgelendirme sürdürülebilirliği, geçerliliği kontrol altında tutulur ve geliştirilmesi gereken yönler belirlenir. Yapılan gözden geçirmeler sonrası program hakkında yapılan görüşmeler ve alınan kararlar kayıt altına alınarak (PB.FR23 Toplantı Tutanağı) , yapılması gereken değişiklikler varsa, programda revizyon yapılması istenir. Değişiklikler aşağıdaki ilgili maddesinde belirtildiği şekilde yapılır.

Programlarda ön şartlar (uygulanabilir olduğunda) belirlenir ve yeterlilik şartları ile uyumlu hale getirilir.

Programlar belirli aralıklarla yılda bir kez Ölçme Değerlendirme Komisyonu görev alan uzmanlarca belirlenmiş olan değerlendirme metodlarına göre ve yeterlilik şartları ile uyumlu hale getirildiğini kontrol eder.

Belgelendirme programları sürekli ve sistematik bir şekilde periyodik 12 ayda bir kez gözden geçirilir ve geçerli kılınır. Ek olarak, MYK Ulusal Yeterlilikler de revize ettiği durumlarda da gözden geçirilir.

 

2.3 Programların Sürdürülmesi Ve Geliştirilmesi:

 

Yılda en az bir kez periyodik olarak aşağıdaki çalışmalar yapılarak, sürdürülebilirlik teyit edilir ve geliştirilmesi gereken yönler belirlenir;

      • Hedef aday/başvuru sahibi kitlesinin durumu gözden geçirilerek, belgelendirmenin planlanan çıktısı ile karşılaştırılır.     
      • Belgelendirme prosesini gerçekleştiren personelden kritik görevlerde bulunanların (Görev Tanımları ve Personel Bilgi Formlarında bunlar belirtilmiştir) yaptıkları işlerin kritikliği ve iş performansları gözden geçirilir.
      • PB.ŞT.01 Sınav Şartnamesi gözden geçirilir.
      • Belgelendirme Programları, değişiklik durumları gözden geçirilir.
      • Programların pazar şartlarına göre; adil, tarafsız ve güvenilirliği noktasında görüşler toplanır.

 

2.4 Belgelendirme Programı ve Belgelendirme Şartlarında Değişiklik Yapılması:

 

Gözden geçirmeler dışında da programda ve belgelendirme şartlarında değişiklik yapılması gerektiğinde muhakkak ilgili Ölçme Değerlendirme Komisyonun görüşü ve onayı alınır. Onay alınması için toplantı yapılabileceği gibi e-posta ve yazışma gibi iletişim araçları ile de olabilir. Değişiklik talebinde bulunan kişi veya birim ilgili Ölçme Değerlendirme Komisyonu değişiklik talebini bildirir ve Ölçme Değerlendirme Komisyonun kararına göre işlem yapılır.

Değişikliğin yürürlüğe gireceği tarih Ölçme Değerlendirme Komisyonu önerisiyle Belgelendirme Kuruluşu tarafından,  değişiklikle ilgili şartların makul ve uygulanabilir sürede yerine getirilebileceği şekilde belirlenir. 

Belgelendirme şartlarında bir değişiklik yapıldığında ilgili taraflar ve belgelendirilmiş olan kişiler değişiklik hakkında bilgilendirilir. Belgelendirme Kuruluşu web sitesinden veya belgelendirilen kişilere telefon, e-posta veya yazışma ile yapılır. Ölçme Değerlendirme Komisyonun da görüşü alınarak, uygun bir süre tayin edilir ve bu süre içerisinde, belgelendirilmiş olan her personelin, değiştirilen şartlara uyum sağlayıp, sağlamadığının kontrolü yapılır. (PB.PR11 Belgelendirme Faaliyetleri Prosedürü)

Mesleki Yeterlilik Kurumunda yapılan program değişiklikleri sisteme yansıtılarak güncel tutulur. Değişiklik olup olmadığı kontrolü için sürekli olarak MYK web sitesinden periyodik sıklıklarda programların ve ulusal yeterliliklerin takibi yapılır.

Gerek MYK tarafından gerekse Belgelendirme Kuruluşu tarafından yapılan programlarla ilgili değişikliklerin takibi PB.FR31 Program Değişiklik Kontrol Formu ile kayıt altına alınarak izlenir.

 

3.    İLGİLİ DÖKÜMANLAR:

 

      • PB.PR02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
      • PB.PR03 İç Tetkik Prosedürü
      • PB.FR29 Belge Askıya Alma/İptal Karar Formu
      • PB.FR31 Program Değişiklik Kontrol Formu
      • PB.FR23 Toplantı Tutanağı

 

 

REVİZYON BİLGİLERİ
Rev. No	Revizyon Tarihi	Revizyon Açıklaması
00	--	İlk yayın

 

Dok. No: PB.PR13  Yay. Tar. 15.06.2020 Rev. 00