Sınav Uygulamaları Şartnamesi

 

1. AMAÇ

Bu şartname, hazırlanan personel belgelendirme sektör sınav şartnamelerine göre sınav faaliyetlerinin adil, tarafsız şekilde oluşturulması ve geliştirilmesinin sürdürülmesi ile sınavların hazırlanmasında gizliliği, güvenliği, eşitliği için izlenmesi gereken yolu belirlemektir. Sınav yapıcı/değerlendirici personelin teorik, mülakat ve performans sınavlarında uyması gereken kuralları ve sınav sürecinde yapılması gereken işlemler hakkında bilgilendirmeyi amaçlamaktadır.

 

2.UYGULAMA DETAYI:

 

TANIMLAR

 

Sınav yapıcı/Değerlendirici: İlgili ulusal yeterlilikteki değerlendirici ölçütlerini karşılayan ve belgelendirme kuruluşu tarafından adayların teorik ve performans sınavlarını ulusal yeterliliklerde tanımlanan şartlar doğrultusunda gerçekleştirmek, ölçmek ve değerlendirmek üzere görevlendirilen kişi.

 

Gözetmen: Sınavlar esnasında sınav organizasyonunun gerçekleştirilmesinde ve sınav kurallarının yerine getirilmesinde değerlendiriciye destek olan kişi.

 

İç Doğrulayıcı: Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarında iç doğrulama faaliyetlerini yürüten ve iç doğrulamasını yaptığı ulusal yeterlilikteki değerlendirici ölçütlerini haiz olan kişi.

 

Karar Verici: Değerlendiriciler tarafından gerçekleştirilen ve puanlaması yapılmış sınavların ulusal yeterlilik şartlarına uygun olarak yapılıp yapılmadığını inceleyen, belgelendirme kararını (belge verme/vermeme, belge geri çekme, belgeyi askıya alma/askıdan indirme, belgenin kapsamını genişletme/daraltma) veren ve karar verme süreçlerinde görev aldığı ulusal yeterliliklerin değerlendirici ölçütlerini haiz olan kişi.

 

2.1 Sınav Dosyasının Oluşturulması

 

Sekreter veya Kalite Yöneticisi sınav türüne göre sınava girecek adayların sınav evraklarının ve PB.FR39 Sınav Katılımcı İmza Formunun bulunduğu bir sınav dosyası oluşturur. Oluşturulan sınav dosyası kapalı zarf içine konduktan sonra dışına Belgelendirme müdürü tarafından onaylanan görevlendirme yazısı eklenir. Belgelendirme Müdürü veya Kalite yöneticisi tarafından PB.FR33 Sınav Zarf Kapağı mühürlenir ve sınav zarfı sekretaryaya teslim edilir. Eğer zarf Kalite yöneticisine teslim edildiyse kalite yöneticisi sınav zarfını ilgili sınav yapıcıya kendisi de teslim edebilir. Aynı şekilde sınav tamamlandıktan sonra sınav yapıcı zarfı sekretaryaya teslim eder. Her türlü teslim edilme aşamasında zarfın üzerindeki sınav zarf kapağı teslim alan ve teslim eden personel tarafından imzalanır. Sınav yapılan adayların yıl içerisinde birden fazla sınava girme ihtimaline karşı, adayların sınav modülü her sınav için farklı bir modül olması sağlanır. Kuruluşun kullanmış olduğu bilgisayar programında adayın girmiş olduğu sınav modülü belirtilmiş ve bu listeye göre takibi yapılarak farklı modüllerde sınava girmesi sağlanmıştır.

 

2.2 Teori ve Mülakat Sınavları İçin Sınav Yerinin Belirlenmesi

 

Kalite yöneticisi teorik ve mülakat sınav yerini belirler. Belgelendirme Kuruluşu’nda yapılan sınavlar dersliklerde ve yoğunluğuna göre eğitim-toplantı salonunda yapılır. Belgelendirme Kuruluşu dışında yapılması planlanan sınavlar için Endüstri Meslek Liseleri veya konu ile ilgili faaliyette bulunan Firma veya Kurumların çalışma sahaları veya eğitim–toplantı salonları, atölye ve derslikleri kullanılabilir. Sınav yerinin uygunluğu, sınav konusuyla ilgili programda belirtilen şartları sağlamalıdır. Belgelendirme Kuruluşu dışında yapılması planlanan ve ilk defa sınav yapılacak sınav yeri için sınav yerinin uygunluğunun değerlendirmesi PB.FR27 Teori ve Mülakat Sınavlar İçin Sınav Yeri Uygunluk Kontrol Formu ile yapılır. Sınav yerlerinin sınav zamanı kullanılmaya karar verilen yerlerin sahibi kurum/kuruluşlarla PB.FR.40 Dış Kaynaklı Yerin Kullanılması İçin Kurum/Kuruluş Sözleşmesi yapılır.

 

2.3 Uygulama (Performans) Sınav Alanının Belirlenmesi

 

Uygulamalı (performans) değerlendirme sınavlarında, sınav yapıcı veya sınav yapana yardım etmek için görevlendirilen gözetmen sınav yerini hazırlar. Sınav Yapıcı, Kalite Yönetici veya gözetmen Sınav ortamının sınavdan önce kontrolünü sağlar sınav yerini uygun hale getirir. PB.FR26.01-08 Sınav Yeri Uygunluk kontrol listeleri (Performans) ile sınavda kullanılacak malzeme ve ekipman kontrolü yapılır. Sınav alanı performans sınavı için uygun görülürse form sınav yapıcı/değerlendirici tarafından imzalanarak sekretaryaya ulaştırılır ve MYK portala yüklenmesi sağlanır. PB.FR26.01-08 Sınav Yeri Uygunluk kontrol listeleri (Performans) sınavın gerçekleştirilmesinden en az 1 saat önce kontrol edilerek sınav yapıcı tarafından onaylanmalıdır.

 

2.4 Sınav Yapıcı (Değerlendirici) ve Karar Vericinin Belirlenmesi

Kalite yöneticisi ve/veya Belgelendirme müdürü, sınav yeri ve tarihi belirlendikten sonra sınav yapan personel listesinden sınavı yapacak olan personeli belirler. Sınav Yapıcı personel belgelendirme süreci içinde sınavını yaptığı adayın sınav değerlendirmesi dışında hiçbir faaliyetinde yer alamaz. Sınav Yapıcı personel belirlenirken aday ile sınav yapan personel arasında bir çıkar ilişkisi olmamasına, Sınav yapan personelin, adayın belgelendirilmesi ve eğitimi konularında görev almamış olmasına dikkat edilir. Eğer böyle bir durum sınav yapıcı tarafından farkedilirse görevlendirme formunda ilgili birimler doldurarak durumu belirtir. Ancak sınav öncesinde tanışıklığını farkedemediği bir adayı sınavda farkederse yine durumu PB.FR39 Sınav Katılımcı İmza Formunda belirterek kalite yöneticisinin ve karar vericinin durumdan haberi olmasını sağlar.

Kalite yöneticisi ve/veya Belgelendirme müdürü, sınav yeri ve tarihi belirlendikten sonra sınav yapıcıyla beraber karar vericiyi de belirleyebileceği gibi sınav tamamlandıktan sonra da personel listesinden karar verici personeli belirleyebilir. Karar verici personel belgelendirme kararını verdiği adayın belgelendirme prosesinin hiçbir aşamasında görev alamaz.

Yine Karar Verici personel belirlenirken aday ile Karar Verici personel arasında bir çıkar ilişkisi olmamasına, Karar Verici personelin, adayın belgelendirilmesi ve eğitimi konularında görev almamış olmasına dikkat edilir. Eğer böyle bir durum Karar Verici tarafından farkedilirse görevlendirme formunda durumu belirtir. Ancak görevlendirme aşamasında tanışıklığını farkedemediği bir adayı karar verme sürecinde farkederse yine durumu PB.FR19 Sınav Sonuç Değerlendirme ve Karar formunda belirterek kalite yöneticisinin ve karar vericinin durumdan haberi olmasını sağlar.

 

2.5 Sınavın Gerçekleştirilmesi

Sınav yapıcı/değerlendirici sınavları bu şartnameye, ilgili sektör sınav şartnamesine ve MYK uygulama göre gerçekleştirir. Sınav yapıcı/değerlendirici ilgili bu mevzuata hakim olmak zorundadır. Sınav tüm adaylara aynı şartlarda ve seviyede uygulanmalı, tarafsızlığı tehlikeye düşürebilecek uygulamalardan sakınılmalıdır. Sınavın uygulanışı Programlar, Sınav Şartnameleri, Başarım Ölçütleri, Uygulama ve mülakat sınavı kontrol listeleri ve MYK Ulusal Yeterlilik Kriterlerinde belirtildiği şekilde gerçekleştirilir. Ayrıca sınav alanındaki izin verilmeyen yardımcı malzemelerin girişini engelleyici tedbirler alınır.

 

Programlanan performans sınav programına göre adaylardan biri veya birkaçı sınava gelmediğinde özellikle beraber çalışılan sınavlarda sınav yapıcı/değerlendirici gelmeyen adayın yapacağı işleri diğer adaylara paylaştırır ve sınav süresini uzatarak sınavı başlatır. Ancak gelmeyen adayların durumuna ve çokluğuna göre sınav yapıcı/değerlendirici sınavı iptal etme kararını alabilir. Ayrıca sınavda oluşabilecek elektrik kaçağı, elektrikli aletlerin arıza yapması gibi sınav alanından kaynaklanan sıkıntılarda sınav yapıcı/değerlendirici adayların etkilenmelerine göre sınavı devam ettirme veya iptal etme kararını verebilir. Devam ettirmesi durumunda sınav süresine gereken eklemeleri uygun biçimde yapar.

Performans sınavlarında sınav öncesinde sınav yapıcı aday sayısını ve sınavın türünü göz önünde bulundurarak mola planlaması yapar. Ayrıca sınav yapıcı önceden planlanan mola planına uyabileceği gibi, sınav esnasında zorunlu hallerde mola verebilir. Sınav yapıcı mola vereceği durumlarda aday ve/veya adaylara gerekli uyarıları yaparak sınava mola süresince devam etmemeleri ve sınav kurallarına uymaları konusunda bilgilendirir.

Sınav esnasında sınavın objektifliğine etki edebilecek şekilde birbirlerine yardım etmeye çalışan ve kopya veren adaylar öncelikle sınav yapıcı tarafından kamera karşısında uyarılır. Ancak uyarılara uymayan adayların durumu sınav yapıcı tarafından tutanakla kayıt altına alınır.

Sınav Yapıcı/Değerlendirici performans sınavında adayın her bir ulusal yeterliliğin A1 Başarım Ölçütlerinin tamamının değerlendirilebilmesi için sınav öncesi gereken senaryoyu hazırlar.

Belgelendirme kuruluşu, performans sınavlarında kullanılan sınav materyallerinin toplanması, temizlenmesi, depolanması ve taşınmasından sorumludur. Bu kullanılan malzemelerin taşınması ve depolanması için gerekli alet, teçhizat temin etmek ve gerekli alanı oluşturmakla belgelendirme kuruluşu yükümlüdür.

 

2.6 Sınavların iptal ve ertelenmesi

 

Sınav yapıcı sınav saati ve yeri belirlenen sınavı; uygun sınav koşulları oluşmadığı kanaatine vardığında erteleme veya iptal etme kararını alabilir. Böyle bir durumda sınav yapıcı gerekli tutanakları sınav yerinde oluşturarak kalite yöneticisi veya belgelendirme müdürüne bildirir.

 

Yapılan tetkikler veya denetimler sonucunda sınavın güvenilirliğini ve şeffaflığını etkileyecek bir usulsüzlük veya sahtecilik tespit edilmesi hâlinde sınavın tümünün ya da sadece usulsüzlük tespit edilen adayın sınavının iptaline Karar Verici tarafından karar verilir. Sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi hâlinde sınav iptal edilir ve bu durum tutanak ile kayıt altına alınır. Sınav esnasında İSG açısından risk oluşturacak durumlarda sınav durdurulur, risklerin ortadan kaldırılması durumunda sınava devam edilir aksi durumda sınav yapıcı tarafından ertelenir veya iptal edilir.

 

Belgelendirme Kararı verilmiş sınavların iptali durumunda; Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu iptal ettiği sınava ilişkin düzenlediği belgeleri belge sahiplerinden iade etmesini talep ederek geri çağırır. İptal ettiği belgeleri kuruluşunun internet sitesinde belgenin geçersizliğine ilişkin duyuru yapılır. Ayrıca MYK elektronik ortamda bildirir. Tespit edilen usulsüzlük ve sahtecilik hakkında genel hükümler çerçevesinde işlem yapılır.

 

3.  SINAV YAPICI/DEĞERLENDİRCİNİN SINAVLARDA UYMASI GEREKEN KURALLAR

 

3.1 Teorik Sınavlarda Uyulması Gereken Kurallar

 

       •  Sınav zarfını kapalı ve mühürlü olarak belgelendirme müdürü veya kalite yöneticisinden sınav zarfının üzerindeki tutanak ile imza karşılığı teslim alır.
       •  Sınav yerini kalite yönetici tarafından uygunluğu denetlenmedi ise PB.FR27 Sınav Yeri Kontrol Formu’na göre denetimini yapar. Varsa eksikliklerin giderilmesini sağlar.
       •  Kameraların uygun açıdan kayıt yapıp yapmadığını kontrol eder.
       •  Kamera karşısına geçerek TC kimlik numarasını söyleyerek ve kimliğini göstererek kendisini tanıtır ve hangi yeterlilikte sınav yapıcı/değerlendirici olduğunu beyan eder.
       • Sınav yerinin PB.FR27 ye göre uygunluğunu kontrol eder.
       • Sınav zarfının üzerindeki kamera metnini adayların huzurunda okur.
       • Sınava girecek adayları sınav alanına davet eder ve adaylardan kamera önünde TC kimlik kartlarını göstererek TC kimlik numaralarını okuyarak kendilerini tanıtmalarını ve hangi yeterlilikte sınava girecklerini beyan etmelerini ister.
       •  Adayların uygun yerlere oturmalarını sağlar.
       • Sınav zarfının üzerindeki sınav esnasında uyulması gereken kuralları adayların duyacağı şekilde okur.
       • Sınava giren adaylar arasında okuma-yazma bilmeyen adayın okuma-yazma bilmediğini, sınav yapıcıdan soruları okuması konusunda yardım talep ettiğini kamera karşısında beyan etmesini ister.
       • Sınav yapıcı/değerlendirici adaylara kendisini tanıyıp tanımadıklarını sorar, tanıyan var ise bunu beyan etmelerini ister. Böyle bir durum var ise sınav yapıcı tarafsızlığını koruyacağını beyan eder.
       • Kamera karşısında kapalı ve mühürlü zarfı açar ve adaylara soru kitapçıklarını dağıtır.
       • Sınav katılımcı imza formuna ismi soy isim ve TC kimlik numaralarını yazarak imzalamalarını ister.
       • Sınav başlama saatini ve sınav süresini söyleyerek sınavı başlattığını beyan eder.
       •  Sınav yapıcı/değerlendiricinin ve adayların sınav süresi boyunca kameranın görüş açısından çıkmaları yasaktır.
       • Sınav süresi bitmeden 15dk önce adaylara kalan süre söylenir.
       • Adayların sınav süresi bitmeden sınav alanını terk etmeleri yasaktır.
       • Sınav süresi dolduğunda sınav yapıcı adaylara sınav süresinin dolduğunu ve herhangi bir işaretleme yapmamaları gerektiğini söyler ve kitapçıkları toplar.
       • Sınava okuma yazma bilmeyen aday girdiyse; diğer adayların soru kitapçıkları toplandıktan sonra, okuma yazma bilmeyen adayın sınavı başlatılır. Bu işlemler kamera karşısında beyan edilir.
       • Sınav yapıcı okuma yazma bilmeyen adaya soruları ve cevapları okur. Adayın tercihini işaretler.
       • Topladığı soru kitapçıklarını kamera karşısında sınav zarfının içine koyarak, sınav zarfının içinde bulunan çift taraflı yapıştırıcı bant ile zarfın kapağını kapatarak yapıştırır.
       • Sınavın bittiğini kamera karşısında ilan eder.
       • Sınav zarfını zarfın üzerindeki teslim tutanağını imzalayarak kalite yöneticisi veya belgelendirme müdürüne teslim eder.

 

3.2 Mülakat Sınavlarında Uyulması Gereken Kurallar

 

       • Sınav zarfını kapalı ve mühürlü olarak belgelendirme müdürü veya kalite yöneticisinden sınav zarfının üzerindeki tutanak ile imza karşılığı teslim alır.
       • Sınav yerini kalite yönetici tarafından uygunluğu denetlenmedi ise PB.FR27 Sınav Yeri Kontrol Formu’na göre denetimini yapar. Varsa eksikliklerin giderilmesini sağlar.
       • Kameraların uygun açıdan kayıt yapıp yapmadığını kontrol eder.
       • Kamera karşısına geçerek TC kimlik numarasını söyleyerek ve kimliğini göstererek kendisini tanıtır ve hangi yeterlilikte sınav yapıcı/değerlendirici olduğunu beyan eder.
       •  Sınav yerinin PB.FR27 ya göre uygunluğunu kontrol eder.
       • Sınav zarfının üzerindeki kamera metnini adayların huzurunda okur.
       • Sınava girecek adayları sınav alanına davet eder ve adaylardan kamera önünde TC kimlik kartlarını göstererek TC kimlik numaralarını okuyarak kendilerini tanıtmalarını ve hangi yeterlilikte sınava gireceklerini beyan etmelerini ister.
       • Adayların uygun yerlere oturmalarını sağlar.
       • Sınav zarfının üzerindeki sınav esnasında uyulması gereken kuralları adayların duyacağı şekilde okur.
       • Sınav yapıcı/değerlendirici adaylara kendisini tanıyıp tanımadıklarını sorar, tanıyan var ise bunu beyan etmelerini ister. Böyle bir durum var ise sınav yapıcı tarafsızlığını koruyacağını beyan eder.
       • Birden fazla aday var ise sınav yapıcı sınav kurallarını okuduktan sonra bütün adayları sınav alanının dışına çıkartır. Sadece 1 aday davet edilir. Diğer adayların sınav esnasında sınav sorularını duymamaları için gereken önlemi alır.
       • Sınav katılımcı imza formuna ismi soy isim ve TC kimlik numaralarını yazarak imzalamalarını ister.
       • Sınava giren adayın sınavı bittikten sonra sınava girecek olan adaylar ile iletişime geçmesini önlemek için tüm adayların sınavı bitene kadar sınav alanını terk etmemesi sağlanır.
       • Sınav başlama saatini ve sınav süresini söyleyerek sınavı başlattığını beyan eder.
       • Sınav yapıcı/değerlendiricinin ve adayların sınav süresi boyunca kameranın görüş açısından çıkmaları yasaktır.
       • Mülakat sınav sorularını ve adayların cevaplarını toplayarak sınav zarfının içine koyar ve sınav zarfının içinde bulunan çift taraflı yapıştırıcı bant ile kapağını yapıştırarak, kamera karşısında sınavın bittiğini ilan eder.
       • Sınav zarfını zarfın üzerindeki teslim tutanağını imzalayarak kalite yöneticisi veya belgelendirme müdürüne teslim eder.

 

3.3 Performans Sınavlarında Uyulması Gereken Kurallar

 

       • Sınav zarfını kapalı ve mühürlü olarak belgelendirme müdürü veya kalite yöneticisinden sınav zarfının üzerindeki tutanak ile imza karşılığı teslim alır.
       • Sınav yeri sınav öncesinde kalite yönetici veya sınav yapıcı/değerlendirici tarafından PB.FR26 (01-08) Sınav Yeri Uygunluk Formu ve Malzeme Ekipman Formu Listesi’ne göre uygunluğu denetlenir. Eksiklikler var ise giderilir. Sınav başlamadan önce sınav yapıcı/değerlendirici sınav yerinin PB.FR27 Sınav Yeri Uygunluk Formu ve Malzeme Ekipman Formu Listesi’ne göre kontrol edilip edilmediğini tespit eder.
       • Her bir Ulusal yeterliliğin A1 Birim Başarım ölçütlerinin tamamının değerlendirilebilmesi için sınav başlamadan önce senaryo oluşturur.
       • Kameraların uygun açıdan kayıt yapıp yapmadığını kontrol eder.
       • Kamera karşısına geçerek TC kimlik numarasını söyleyerek ve kimliğini göstererek kendisini tanıtır ve hangi yeterlilikte sınav yapıcı/değerlendirici olduğunu beyan eder.
       • Sınav zarfının üzerindeki kamera metnini adayların huzurunda okur.
       • Sınava girecek adayları sınav alanına davet eder ve adaylardan kamera önünde TC kimlik kartlarını göstererek kendilerini tanıtmalarını ve hangi yeterlilikte sınava gireceklerini beyan etmelerini ister.
       • Sınav zarfının üzerindeki sınav esnasında uyulması gereken kuralları adayların duyacağı şekilde okur.
       • Sınav yapıcı/değerlendirici adaylara kendisini tanıyıp tanımadıklarını sorar, tanıyan var ise bunu beyan etmelerini ister. Böyle bir durum var ise sınav yapıcı tarafsızlığını koruyacağını beyan eder.
       • Kamera karşısında kapalı ve mühürlü zarfı açar ve adaylara performans sınav sorularını dağıtır.
       • Adaylardan soruları incelemesini ister herhangi bir hata var ise kontrol etmelerini talep eder ve her bir adayın proje üzerine isim ve imza atmasını ister.
       • Sınav katılımcı imza formunu imzalamalarını ister.
       • Birden fazla adayın gireceği performans sınavlarında; performans projesinde hangi adayın hangi imalatları yapacağı belirtilmemiş ise sınav yapıcı her adayı eşit ve adaletli olarak değerlendirmek için her adaya hangi imalatı hangi adayın yapacağının dağılımını yapar.
       • Sınav başlama saatini ve sınav süresini söyleyerek sınavı başlattığını beyan eder.
       • Sınav yapıcı/değerlendiricinin ve adayların sınav süresi boyunca kameranın görüş açısından çıkmaları yasaktır.
       • Adayların veya sınav yapıcının talep etmesi durumunda sınava ara verilebilir. Fakat sınav arasında sınav yapıcılar ve adaylar kesinlikle kamera görüş açısının dışına çıkamaz. Kamera sınav mola sırasında kayıtta olacaktır.
       • Sınav esnasında sınav yapıcı adaylara kesinlikle müdahale etmeyecektir.
       • İSG kurallarına uymayan ve adayın can güvenliğini tehlikeye düşürecek hal ve davranışlarda bulunması durumunda sınav yapıcı adayın sınavını iptal edebilir.
       •  Sınav süresi bitmeden 15dk önce adaylara kalan süre söylenir.
       • Sınav süresi bitmeden sınavını tamamlayan aday kamera karşısına gelerek isim soyismini beyan eder ve sınavının bittiğini söyler.
       • Sınav süresi dolduğunda sınav yapıcı/değerlendirici sınav süresinin dolduğunu adaylara beyan eder ve çalışmayı durdurmalarını ister. Adaylardan performans sorularını toplar ve adayları uygun bir yerde bekletir.
       • Sınav yapıcı/değerlendirici adayların yapmış oldukları imalatları kontrol ederek PB.PD01 (02-14) Performans Sınavı Değerlendirme Formu’nu doldurur.
       • Değerlendirme formları ile birlikte performans sorularını sınav zarfının içine kamera karşısında koyarak sınav zarfının içinde bulunan çift taraflı yapıştırıcı bant ile kapağını yapıştırarak sınavın bittiğini ilan eder.
       • Sınav zarfını zarfın üzerindeki teslim tutanağını imzalayarak kalite yöneticisi veya belgelendirme müdürüne teslim eder.

 

PB.ŞT04 Yay Tar. 15.06.2020 Rev. 00